La planilla dejó de alcanzar
La señal más común no es técnica: son tres personas editando el mismo archivo y nadie sabe cuál es la versión buena. Cuando una planilla pasa de ser una herramienta a ser un problema de coordinación, el costo ya no es el archivo, son las horas que se van en ordenarlo.
Un indicio claro: alguien del equipo dedica varias horas por semana a consolidar información que ya existe en otro lado. Eso es trabajo que un sistema hace solo.
El sistema enlatado te hace trabajar al revés
Los sistemas de mercado son buenos cuando tu operación se parece al promedio. El problema aparece cuando tenés que cambiar tu forma de trabajar para que el sistema la entienda, o cuando terminás llevando por afuera la mitad de la información porque el sistema no la contempla.
Ahí hay que hacer una cuenta honesta: cuánto cuesta la licencia más el tiempo perdido en los rodeos, contra cuánto cuesta un sistema que haga lo que ustedes hacen.
Cuándo NO conviene
- Si lo que necesitás es contabilidad o facturación estándar: eso ya está resuelto y bien, no tiene sentido rehacerlo.
- Si el proceso todavía está cambiando todas las semanas: conviene esperar a que se asiente, si no se desarrolla sobre arena.
- Si nadie dentro de la empresa va a poder dedicarle tiempo al proyecto. Sin alguien que responda dudas del lado del cliente, no sale bien.
El punto medio que suele funcionar
En muchos casos la respuesta no es reemplazar todo, es desarrollar la parte específica de tu operación y conectarla con los sistemas estándar que ya funcionan. Se hace a medida lo que te diferencia, y se compra hecho lo que es igual para todos.